Como organizar as contas pessoais e do negócio no início do ano

* Conteúdo produzido pelo Sebrae-MG para o Meu Bolso em Dia *

Para quem é micro e pequeno empreendedor ou profissional autônomo, o ano começa com várias despesas extras, em um momento em que o caixa costuma estar mais vazio. Nesse período, aos gastos regulares, somam-se outros, como IPTU e IPVA, complicando ainda mais a vida de quem desembolsou o 13º salário dos funcionários entre novembro e dezembro, realizou confraternizações e ainda precisou lidar com outras despesas na virada do ano. 

Para manter as contas em dia e colher bons frutos em 2024, a dica é entrar no Ano Novo com uma boa organização financeira. E, para isso, o primeiro passo é separar as contas pessoais das contas da atividade profissional. Quer entender como fazer essa organização para fazer o seu negócio prosperar? Veja as dicas que preparamos para você.

Mantenha contas bancárias separadas

Misturar o dinheiro pessoal e o dinheiro do negócio pode dar a falsa impressão de que o empreendimento vai bem e que as contas estão no azul, por exemplo, quando na verdade o dinheiro em caixa veio do seu bolso. O inverso também pode ser verdadeiro: se todo o dinheiro do negócio é consumido em gastos pessoais, pode-se assumir que a empresa não está sendo lucrativa quando, na verdade, o problema é a desorganização pessoal.

Por isso, a dica é manter uma conta bancária separada para receber e pagar tudo o que se refere ao negócio e outra para as finanças pessoais. Se você possui um CNPJ, pode abrir uma conta empresarial. E, caso seu negócio  não esteja formalizado, a saída é abrir outra conta em seu CPF, que será usada apenas para receber o dinheiro da venda de produtos e serviços, comprar matéria-prima e pagar exclusivamente outras despesas do negócio.

Faça dois orçamentos: um para o negócio e outro para você

Não é apenas a conta bancária que deve ser separada. Fazer um orçamento para a empresa e um orçamento pessoal é outro importante ingrediente de sucesso do empreendedor. Para isso, use duas planilhas orçamentárias ou dois cadernos diferentes, um para você e outro para a sua empresa. Comece anotando todos os gastos fixos e variáveis. Anote, também, a receita da empresa e, em seu orçamento pessoal, todas as entradas de dinheiro que você possui. Assim, fica mais fácil ter uma visão ampla de como andam as finanças pessoais e, também, as do negócio.

Com tudo organizado, é hora de fazer um planejamento financeiro empresarial e pessoal, com planos para o futuro. Se a empresa está sendo lucrativa, por que não investir esse dinheiro em algo que possa fazer o negócio crescer mais?

Defina um salário para você

Também é importante definir um valor para a sua própria remuneração, ou seja, um salário mensal ou pró-labore, essencial para o pagamento de suas despesas pessoais. Assim, fica mais fácil separar aquilo que pode ser gasto para as despesas pessoais, sem comprometer mais do que o caixa de seu pequeno negócio poderia suportar.

Não há regra para cálculo desse valor, que pode inclusive ser fixo ou variável, nos casos em que o pró-labore for definido de acordo com um percentual do lucro líquido mensal da empresa. O importante é calcular esse valor de forma realista, levando em consideração o faturamento da empresa e todos os gastos existentes para manter o negócio funcionando.

Mantenha controle do fluxo de caixa e registre as transações

O controle de fluxo de caixa é essencial para o sucesso financeiro de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho. Ao monitorar todo o dinheiro que entra e que sai, você consegue ter uma visão de como anda o seu negócio, se ele é lucrativo e capaz de cobrir despesas inesperadas, caso algum imprevisto aconteça. O controle deve ser feito todo dia ou, então, semanalmente, e registrado em uma planilha ou em um sistema de gestão.

E se o bolso do empreendedor ou o caixa da empresa não tiver dinheiro suficiente para quitar todos os compromissos?

Nesse caso, a primeira coisa a ser feita é parcelar o que for possível, ganhando mais fôlego para quitar as contas. Fale com os fornecedores e renegocie os prazos de pagamento ou contratos. Também é hora de avaliar as despesas do negócio, vendo se algo pode ser enxugado ou cortado temporariamente para cobrir necessidades imediatas de caixa.

Outra dica fundamental: nunca recorrer ao cheque especial ou ao rotativo do cartão para pagar contas em atraso. Essas linhas possuem as taxas de juros mais altas do mercado. Os empréstimos também devem ser buscados como a última opção, evitando assumir compromissos que possam comprometer o caixa no futuro. 

Mas, se ainda assim precisar recorrer a eles, busque os créditos específicos para empreendedores, que possuem melhores condições. Entre eles, estão o Pronampe (Programa Nacional de Apoio às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte) e o microcrédito produtivo orientado. 

Construa uma reserva financeira

Imprevistos acontecem, tanto na vida pessoal quanto nos negócios. Por isso, ter um dinheiro reservado para encarar situações inesperadas ou oportunidades é muito importante - e, assim como as contas da empresa devem ser separadas das finanças pessoais, o mesmo acontece com a reserva de emergência. O indicado é ter uma reserva para você, e outra para sua empresa.

Quando você tem uma reserva financeira você pode, por exemplo, aproveitar os descontos no pagamento de impostos à vista. A saída, então, é se preparar para aproveitar oportunidades como essa. Como fazer isso? Com planejamento financeiro. Aproveite o início do ano para começar a formar a sua reserva.

O primeiro passo é conhecer o valor necessário para quitar as despesas típicas do começo do ano. Depois, divida o valor apurado pelo número de meses até dezembro. E, a cada mês, separe e invista esse dinheiro. Imagine que uma empresa precisa de R$ 5.000 para pagar as contas de início de ano. Nesse caso, seria necessário poupar R$416,60 todo mês para, no ano seguinte, estar preparado para quitar tudo à vista.

É importante estabelecer algumas metas para chegar ao objetivo pretendido. Assim, fica bem mais fácil visualizar os resultados gerados pelas suas ações. Também é importante manter um dinheiro a mais para emergências, garantindo que terá o suficiente para manter o funcionamento do negócio sem comprometer o fluxo de caixa.

Com esse planejamento e disciplina para guardar dinheiro todo mês, empreendedor e empresa chegaram preparados ao final do ano para ter gastos menores.

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Matéria produzida pelo Sebrae-MG para o Meu Bolso em Dia. Publicada em 10 de janeiro de 2022 e atualizada dia 28 de dezembro de 2023.