Descubra se o seu negócio está dando lucro ou prejuízo

Microempreendedores individuais e donos de pequenos negócios celebram com entusiasmo o fechamento de novas vendas ou contratos. Merecidamente! O esforço para vender e conquistar clientes é gigantesco. Contudo, muitos chegam ao final do mês insatisfeitos: “trabalhei tanto e onde o dinheiro foi parar?”. Isso acontece, principalmente, quando o empreendedor não tem um controle muito apurado dos custos de seus produtos e serviços.

Outra armadilha comum é focar apenas no volume de vendas. Embora o dinheiro que entra no caixa seja um indicador importante, ele não reflete o resultado real da operação. Ou seja, não se traduz em ganho financeiro real. Para isso, é preciso que as despesas de produção, impostos, embalagem, divulgação, vendas e entrega sejam minuciosamente apuradas.

Caso contrário, o negócio pode operar com uma percepção distorcida de desempenho, o que dificulta a apuração do lucro, a definição de preço e as decisões de investimentos.

Diferença entre faturamento e lucro

Faturamento é todo o dinheiro que entra no caixa com as vendas de produtos e serviços. Já o lucro é o dinheiro que sobra desse valor após pagar as despesas, impostos e custos de produção, incluindo o salário (pró-labore) do próprio empreendedor. Ou seja, o faturamento mede o tamanho do negócio, enquanto o lucro reflete a saúde financeira. 

Uma confeiteira que vende 100 bolos no mês por R$50 cada, por exemplo, fatura R$5 mil. Cada bolo tem um custo de produção, que inclui aluguel do espaço (quando for o caso), contas de gás e energia, funcionários (caso tenha), insumos, divulgação, venda, embalagem, distribuição, impostos e outros, que devem ser considerados antes de definir o preço de venda.

Viu como é importante entender quanto custa produzir cada item para manter a operação funcionando? Essa lógica ajuda a evitar situações em que o negócio vende bem, mas não consegue se sustentar financeiramente.

Veja como ficaria uma rápida visão do custo para a confeiteira, caso ela mesma faça e venda seus produtos. Na estimativa abaixo, consideramos apenas os custos relativos às 100 unidades de bolo: 

• Ingredientes (farinha, ovos, leite condensado, chocolate, etc.): R$1.500
• Embalagens: R$300
• Contas de consumo (água, energia elétrica e gás): R$300
• Entrega via motoboy: R$500
• Comunicação (internet e plano de celular para atender clientes): R$200

Somando esses valores, o total de gastos no mês foi de R$2.800. Para descobrir seu lucro, a conta é simples: pegamos o faturamento e tiramos todos os custos da operação: 

R$5.000 (Faturamento) – R$2.800 (Gastos) = R$2.200 (Lucro)

Neste cenário, a operação se provou saudável. Ela pagou tudo o que devia e o negócio obteve R$2.200 de lucro.

Como apurar o custo e o preço de venda

Para apurar o custo e definir o valor de venda, você pode usar a Planilha do MEI ou a  planilha de Precificação de produtos e serviços, disponíveis gratuitamente no portal Meu Bolso em Dia. A diferença entre elas está no nível de detalhe: a primeira ajuda a organizar os custos de forma mais simples, enquanto a segunda é mais aprofundada, incluindo mais variáveis da operação.

Voltando à nossa confeiteira. Digamos que ela produz dois sabores diferentes de bolo e precisa descobrir quanto ela gasta e por quanto pode vender cada um para garantir lucro. Para cada item da receita, é preciso estimar o custo do valor correspondente ao usado para fazer cada unidade de bolo. Isso é importante para definir o preço de cada unidade.

#Exemplo 1: Bolo de banana com canela

Vamos supor que a confeiteira comprou um pacote de farinha de trigo de 1 kg por R$6. A receita do bolo de banana usa 250 gramas de farinha, ou seja, um quarto do pacote. Se você quiser fazer as contas na mão, basta dividir o valor do pacote em quatro partes: R$ 6 ÷ 4 = R$1,50. Isso significa que a farinha utilizada em um único bolo custou R$ 1,50.

O mesmo cálculo deve ser feito com todos os ingredientes da receita, sempre considerando a quantidade efetivamente utilizada em cada bolo:

Nesse cenário, o custo para produzir um bolo de banana é de R$10,60. Mas esse valor representa apenas uma parte da conta. É preciso considerar os demais custos, como água, energia, internet, telefone, aluguel e outros.

#Exemplo 2: Bolo de cenoura com cobertura de chocolate 

A lógica é a mesma: considerar apenas a quantidade utilizada de cada ingrediente em uma unidade produzida. A diferença é que, neste caso, a receita leva insumos mais caros, principalmente por causa da cobertura de chocolate, o que eleva o valor gasto na produção. Nesse caso, o cálculo ficaria assim:

Para a cobertura:

Somando os ingredientes e a embalagem, o custo direto para produzir um bolo de cenoura chega a R$ 17,70. Esse comparativo serve apenas para mostrar porque cada produto precisa ter um cálculo próprio antes da definição do preço de venda. 

Perceba que, embora os dois bolos sejam parecidos, eles exigem investimentos diferentes para serem produzidos. Se ambos fossem vendidos pelo mesmo preço, a margem de lucro seria menor no bolo de cenoura e maior no bolo de banana.

Como usar as planilhas do Meu Bolso em Dia a seu favor

Fazer esses cálculos manualmente é possível, mas exige atenção e organização. Veja o passo a passo para usar a planilha gratuita do Meu Bolso em Dia. Nela, é possível cadastrar produtos ou serviços, informar os custos de produção, incluir despesas indiretas e calcular um preço de venda com base nas informações preenchidas.

A planilha é dividida em abas que organizam cada etapa do cálculo. O preenchimento segue uma sequência simples:

#1 Dados do Negócio: informe dados básicos da empresa, como o ramo, a receita, funcionário, entre outros. Cada item tem uma breve explicação para ajudar no preenchimento. Alguns desses valores serão utilizados nos cálculos para o valor dos produtos, depois.

#2 Custos Indiretos: informe todas as despesas necessárias para manter o negócio funcionando, como aluguel, água, energia elétrica, internet, marketing, contabilidade, salários de funcionários e o pró-labore (a remuneração do próprio empreendedor). A planilha soma automaticamente todos esses valores e calcula o total das despesas da empresa. Essas informações serão usadas nas próximas etapas.

#3 Custos Diretos: é nela que você cadastra cada produto ou serviço e informa tudo o que é consumido para produzir uma única unidade.

No exemplo da confeiteira, foi criado o cadastro do bolo de banana com canela. Na tabela, basta informar cada ingrediente utilizado e o respectivo custo por unidade, calculado da forma que mostramos anteriormente. Também é possível incluir a embalagem ou qualquer outro item que faça parte da produção.

Além dos ingredientes, essa aba também considera um fator que muitos empreendedores deixam de lado, como o tempo de trabalho. No campo “tempo” para “produção/elaboração”, informe quanto tempo é necessário para produzir ou entregar uma unidade do produto ou serviço. Logo abaixo, em “recursos humanos”, registre o valor da hora de trabalho de quem executa a atividade, seja o próprio empreendedor ou um funcionário.

Com essas informações, a planilha calcula automaticamente o custo unitário, que reúne os gastos com materiais e mão de obra para produzir uma unidade. No exemplo, esse valor aparece no canto superior direito da tela. 

Repare que, embora o subtotal dos ingredientes seja de R$ 10,40, o custo unitário apresentado pela planilha é de R$ 50,40. Isso acontece porque a ferramenta também soma o custo da mão de obra. Neste exemplo, foram informadas 4 horas de trabalho, com um valor de R$ 10 por hora, acrescentando R$ 40 ao custo do bolo. Assim, o custo total para produzir uma unidade passa a ser de R$ 50,40. 

#4 Capacidade Produtiva e Rateio de Custos: nessa aba, você informa quantas horas de trabalho estão disponíveis no mês e estima quantas unidades de cada produto pretende produzir. Com esses dados, a planilha calcula quanto tempo será dedicado a cada item e mostra se a sua capacidade de produção é suficiente ou se você está planejando fabricar mais do que consegue.

#5 Divisão de custos: em seguida, vá para a aba Divisão de Custos. Aqui, a planilha utiliza todas as informações cadastradas anteriormente para distribuir automaticamente os custos indiretos, entre os produtos. Assim, cada item passa a carregar uma parte justa desses gastos, permitindo calcular um custo total mais próximo da realidade.

#6 Formação de Preços: por fim, acesse a aba Formação de Preços. É nessa etapa que a planilha reúne todas as informações e sugere um preço de venda para cada produto. 

Ao final desse processo, o empreendedor deixa de definir preços "no olho" e passa a tomar decisões com base nos custos reais do negócio, reduzindo o risco de vender produtos com margem insuficiente ou até mesmo no prejuízo.

Como descobrir se o negócio está dando lucro ou prejuízo

Para descobrir a verdadeira situação do seu caixa, é possível adotar uma rotina simples, dividida em quatro passos práticos:

#1 Registrar todas as vendas diariamente

Não confie apenas na memória ou no saldo do banco. Crie o hábito de anotar cada venda no momento em que ela acontece. Ao fazer esse registro, separe os valores por tipo de produto ou serviço, o que ajuda a descobrir o que sai mais e o que está encalhado. Além disso, registre sempre o meio de pagamento (dinheiro, Pix, débito ou crédito), pois as taxas de maquininha e os prazos de recebimento impactam diretamente o dinheiro que você tem disponível no dia a dia.

#2 Listar todos os custos 

Para a conta fechar, nada pode ficar de fora. Como vimos, anote os custos diretos e indiretos de cada produto, sem se esquecer dos "custos invisíveis", como contas de consumo, taxas bancárias, ferramentas de trabalho e pequenas despesas do dia a dia que muitas vezes passam despercebidas, mas que podem reduzir significativamente a margem de lucro quando não entram nos cálculos.

#3 Calcular o resultado final

Com tudo anotado, chegou a hora da verdade. Você vai somar todo o dinheiro que entrou (faturamento) e subtrair a soma de todos os gastos do mês. Se o resultado for positivo, parabéns: você encontrou o seu lucro líquido. Se o resultado for negativo, seu negócio operou no prejuízo naquele período.

#4 Manter o acompanhamento de perto

A saúde financeira do seu negócio não se resolve em um único dia. Reserve um momento fixo na sua agenda — pode ser uma hora por semana ou no fechamento do mês — para atualizar as planilhas, acompanhar de perto as despesas e revisar seus preços. Esse hábito é o que vai garantir a construção do seu capital de giro, que é aquele dinheiro em caixa essencial para manter a empresa funcionando no dia a dia, pagar fornecedores no prazo e não depender de empréstimos.

Sinais de que seu negócio pode estar operando no prejuízo

Às vezes, a rotina é tão corrida que o empreendedor negligencia a organização financeira do negócio. Isso pode ser muito perigoso. Preste muita atenção a estes alertas e veja o que você pode fazer hoje mesmo para tirar o seu negócio do vermelho:

#1 Vende muito, mas nunca sobra dinheiro

É a sensação de estar enxugando gelo. O caixa se movimenta bastante, você trabalha sem parar, mas não vê a cor do dinheiro no fim do mês. Esse é um sintoma clássico de precificação errada ou custos muito altos. A saída é refazer os cálculos de quanto custa o seu produto usando as planilhas do Meu Bolso em Dia. Você precisará tomar uma decisão: ou reajusta o preço de venda para o cliente, ou busca novos fornecedores para baratear os ingredientes e materiais.

#2 Usa recursos pessoais para pagar contas da empresa 

Misturar as finanças pessoais e as do negócio é um dos sinais de que a operação pode não estar se sustentando sozinha. Segundo a pesquisa Hábitos Financeiros dos Pequenos Negócios, do Sebrae, 61% dos empreendedores ainda misturam as contas da empresa e da vida pessoal, o que dificulta identificar quanto o negócio realmente custa e quanto efetivamente gera de lucro.

Na prática, isso acontece quando o empreendedor precisa usar dinheiro da conta pessoal, do cartão de crédito ou até do cheque-especial para pagar fornecedores, quitar despesas ou manter o caixa funcionando.

O primeiro passo para organizar as finanças é separar completamente as movimentações da empresa e do empreendedor. Uma conta bancária exclusiva para o negócio, inclusive em modalidades de conta PJ gratuitas oferecidas por bancos digitais, ajuda a concentrar o recebimento das vendas e o pagamento das despesas da operação.

Também é importante estabelecer um pró-labore, que funciona como a remuneração mensal do empreendedor. Dessa forma, as retiradas de dinheiro passam a seguir uma regra definida, evitando que gastos pessoais, como compras de supermercado ou despesas domésticas, sejam pagos com recursos da empresa. Essa separação torna os resultados mais claros e permite identificar com maior precisão se o negócio está gerando lucro ou operando no prejuízo.

#3 Não consegue formar uma reserva

Se qualquer imprevisto, como uma máquina queimar ou o pneu da moto de entrega furar, for motivo para desespero ou dívida, o seu caixa está operando no limite. Uma empresa saudável precisa de uma reserva de emergência para blindar o capital de giro. Comece com pouco: crie a meta de guardar um percentual viável do seu lucro todos os meses em um investimento seguro com liquidez diária. Trate esse valor como um "boleto sagrado" que a empresa paga para ela mesma.

#4 Não sabe quanto custa cada produto

Operar no escuro é o caminho mais rápido para o prejuízo, pois impossibilita definir um preço justo.  Pare por algumas horas, pegue lápis, papel ou abra a planilha e fracione as suas receitas exatamente como ensinamos no passo a passo anterior. Se você sentir muita dificuldade para se organizar sozinho, procure o Sebrae da sua região. Eles oferecem diversos cursos e consultorias gratuitas focadas exatamente em ajudar pequenos empreendedores a estabelecer o valor.

#5 Reduz preços sem calcular os impactos

É o famoso desconto pelo desespero de vender. O problema é que, sem calcular, o desconto pode zerar o seu lucro e você acaba pagando para trabalhar. Só faça promoções com estratégia. Olhe os custos do seu produto e defina antecipadamente qual é o limite máximo de desconto que você pode dar para ainda ter alguma margem de ganho. Deixe as promoções mais agressivas apenas para limpar aquele estoque de produtos que está encalhado.

#6 Não acompanha receitas e despesas

Essa é a raiz de quase todos os problemas. Ignorar os números por medo ou falta de tempo faz com que pequenos vazamentos de dinheiro virem grandes rombos. Transforme o controle financeiro em um hábito inegociável. Bloqueie 30 minutos na sua agenda semanal (toda sexta-feira no final do dia, por exemplo) exclusivamente para atualizar sua planilha. Encare esse momento como o mais importante da semana para garantir o futuro do seu negócio.