De nada adianta a empresa ter uma série de dados, se eles não forem confiáveis e se os procedimentos adotados não estiverem organizados para fornecer informações em tempo hábil.
Imagine a seguinte situação: para agilizar os recebimentos, a empresa organiza o controle de contas a receber somente em ordem alfabética, pois, dessa maneira, fica fácil localizar a ficha do cliente.
Com esse procedimento, veja as dificuldades para obter outras informações necessárias à gestão de contas a receber:
- Qual é o valor total a receber dos clientes?
- Qual é o valor a receber nos meses seguintes?
- Qual é o montante em atraso? Qual é o valor vencido há mais de 30 dias?
Para evitar essas dificuldades, a empresa precisa organizar os controles para fornecer as informações úteis para as decisões financeiras.
Controle diário de caixa
Registra todas as entradas e saídas de dinheiro, além de apurar o saldo existente no caixa. A principal finalidade é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos.
As diferenças porventura existentes têm que ser apuradas no mesmo dia. Corrige-se os erros de registro e a diferença estará zerada. Se ela ocorrer por desvios, resta ao empresário demitir os responsáveis.
Além disso, o controle de caixa fornece informações para:
- Controlar os valores depositados em bancos;
- Fazer pagamentos em dinheiro;
- Controlar e analisar as despesas pagas;
- Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.
Dica: por medidas de segurança, evite manter dinheiro e cheques em caixa.
Controle bancário
É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes: depósitos e créditos na conta da empresa e os pagamentos feitos por meios bancários e outros valores debitados em conta (tarifas, juros, contas de energia, água e telefone etc.).
Tem duas finalidades: confrontar os registros da empresa e os lançamentos do banco e gerar informações sobre os saldos bancários (se são suficientes para pagar os compromissos do dia).
Controle diário de vendas
Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês, possibilitando ao empresário tomar providências diárias para que as metas de vendas sejam alcançadas.
Pode ser organizado para fornecer as seguintes informações:
- Total das vendas diárias e os prazos de recebimentos;
- Totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos;
- Fornecer dados para conferência de caixa (se os valores das vendas à vista foram registrados no caixa);
- Controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber;
Contas a receber
Controla os valores das vendas a prazo e deve ser organizado para:
- Fornecer informações sobre o total dos valores a receber;
- Estimar os valores a receber por períodos de vencimento;
- Conhecer o montante das contas já vencidas e os períodos de atraso e tomar providências para a cobrança;
- Fornecer informações sobre os clientes que pagam em dia;
- Fornecer informações para a elaboração do fluxo de caixa.
Contas a pagar
Organize os totais a pagar por período de vencimento: dia, semana, quinzena etc. Vantagens de manter as contas em dia:
- Estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras;
- Controla o montante dos compromissos já vencidos e não pagos, em casos de dificuldades financeiras;
- Fornece informações para elaboração de fluxo de caixa.
Controle mensal de despesas
Registra o valor de cada despesa. Algumas delas necessitam de um controle mais rigoroso, ou até a decisão de cortar gastos.
Estoques
Controlando os estoques, você evita desvios, fornece informações para reposição dos produtos e facilita as providências para redução do estoque. O controle deve ser organizado para fornecer as seguintes informações:
- Montante financeiro do estoque e o valor por linha de produtos;
- Quantidades em cada item de estoque;
- Quantidade e custo das mercadorias vendidas;
- Estoques sem movimentação;
- Necessidade de reposição e fluxo de caixa.
Fonte: Sebrae Nacional - 27/11/2015
